Komunikasi Organisasi

PERSEPSI TENTANG KOMUNIKASI ORGANISASI Redding dan Sanborn : Redding dan Sanborn mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan peneriaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Yang termasuk dalam bidang ini adalah komunikasi internal, hubungan manusia, hubungan persatuan pengelola, komunikasi downward atau komunikasi dari atasan kepada bawahan, komunikasi upward atao komunikasi dari bawahan kepada atasan, komunikasi horizontal atau komunikasi dari orang-orang yang sama level/tingkatnya dalam organisasi, ketrampilan berkomunikasi dan berbicara, mendengarkan, menulis dan komunikasi evaluasi program. (arni Muhammad, 2005:65) Stewart L. Tubs dan Sylvia Moss : Stewart L. Tubbs dan Sylvia Moss (1996) mengatakan, beberapa ciri utama komuikasi organisasional adalah faktor-faktor struktural dalam organisasi yang mengharuskan para anggotanya bertindak sesuai dengan peranan yang diharapkan. (Stewart L.Tubbs-Sylvia Moss, 1996:166). R. Wayne Pace dan Don F. Faules : R. Wayne Pace dan don F. Faules (1998) mengklasifikasikan definisi komunikasi organisasi menjadi dua, yakni definisi fungsional dan definisi interpretative. Definisi fungsional komunikasi organisasi adalah sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasai dalam hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Sedangkan definisi interpretative komunikasi organisasi cenderung menekankan pada kegiatan penanganan pesan yang terkandung dalam suatu “batas organisasional (organization boundary)”. Dengan kata lain, definisi interpretative komunikasi organisasi adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi. Jadi, perspektif interpretative menekankan peranan “orang-orang” dan “proses” dalam menciptakan makna. Makna tersebut tidak hanya pada orang, namun juga dalam “transaksi” itu sendiri. Sifat terpenting komunikasi organisasi adalah menciptakan pesan, penafsiran, dan penanganan kegiatan anggota organisasi. Bagaimana komunikasi berlangsung dalam organisasi dan apa maknanya bergantung pada konsepsi seseorang mengenai organisasi. (R. Wayne Pace Don F. Faules, 1998:31-33). Joseph A. Devito : Joseph A. devito mendefinisikan komunikasi organisasi merupakan pengiriman dan penerimaan berbagai pesan di dalam organisasi- di dalam kelompok formal maupun inforal organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnyaberorientasi pada organisasi. Isinya berupa cara-cara kerja di dalam organisasi, produktifitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya tidak pada organisasinya sendiri, tetapi lebih pada para anggotanya secara individual, (Joseph A. Devito, 1997:340). Dedy Mulyana : Deddy Mulyana (2001) menawarkan lingkup kajian komunikasi organisasi sebagai berikut: komunikasi organisasi (Organization Communication) terjadi dalam suatu jaringan yang lebih besar dari pada komunikasi kelompok. Komunikasi organisasi seringkali melibatkan juga komunikasidiadik, komunikasi antar pribadi dan ada ada kalanya juga komunikasi publik. Komunikasi formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi, yakni komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas dan komunikasi horizontal. Sedangkan komunikasi informal tidak bergantung pada struktur organisasi, seperti komunikasi antar sejawat, juga termasuk gosip. (deddy Mulyana, 2001:75) PENGGOLONGAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Connection komunikasi merupakan sistem aliran yang menghubungkan dan membangkitkan kinerja antar bagian dalam organisasi sehingga menghasilkan sinergi. (Redi Panuju, 2001:1-2). Komunikasilah yang memungkinkan orang mengorganisasi. Komunikasi memungkinkan orang untuk mengkoordinir kegiatan mereka untuk mencapai tujuan bersama, tetapi komunikasi itu tidak hanya menyampaikan informasi atau mentransfer makna saja. Tetapi orang atau individu membentuk makna dan mengembangkan harapan mengenai apa yang sedang terjadi di sekitar mereka dan antara mereka satu sama lain melalui pertukaran simbol. Komunikasi merupakan unsur pengikat berbagai bagian yang saling bergantung dari sistem itu. Tanpa komunikasi tidak akan ada aktivitas yang terorganisir. Komunikasi memungkinkan struktur organisasi berkembang dengan memberikan alat-alat kepada individu-individu yang terpisah untuk mengkoordinir aktivitas mereka sehingga tercapai sasaran bersama. (M.T. Myers dan G.E Myers, 1987:20-21). Ada lima penggolongan komunikasi dalam organisasi yang biasa diapakai, yaitu: - Komunikasi Lisan dan Tertulis Dasar penggolongan komunikasi lisan dan tertulis ini adalah bentuk pesan yang akan disampaikan. Banyak bentuk komunikasi, terutama komunikasi antar pribadi (interpersonal communication), disampaikan secara lisan maupun tertulis. Banyak orang menyukai komunikasi lisan karena situasi keakraban yang ditimbulkannya. Sedangkan orang lain berpendapat bahwa kecermatan dan ketetapan biasanya lebih berhasil dicapai melalui komunikasi lisan maupun tertulis; biasanya pada kesempatan atau saat yang berbeda; dengan maksud untuk meningkatkan kemungkinan pemahaman atas pesan – pesan yang dikirimkan. Banyak faktor yang menentukan pemilihan di antara kedua bentuk komunikasi itu untuk digunakan dalam situasi tertentu. Pertimbangan waktu, biaya, ketetapan, preferensi pribadi, ketrampilan komunikasi individual, sumber-sumber daya yang tersedia, dan pertimbangan lain menjadi kriteria pengambilan keputusan dalam memilih apakah pesan-pesan akan disampaikan dalam bentuk lisan atau tertulis. - Komunikasi Verbal dan Non Verbal Jika dua orang berinteraksi, maka informasi mengenai perasaan dan gagasan-gagasan dan ide-ide yang timbul akan dikomunikasikan. Informasi mengenai perasaan seseorang dikemukakan secara lisan melalui apa yang dikatakan dan bagaimana mengatakannya. Arti dari kata atau kalimat diperjelas melalui tinggi rendahnya nada suara, perubahan nada suara, keras tidaknya suara, dan kapan komunikator berbicara. Perasaan seseorang juga dapat dinyatakan melalui berbagai isyarat-isyarat atau signal-signal non verbal dalam percakapan tatap muka langsung, perasaan, keadaan jiwa, atau suasana hati seseorang dinyatakan melalui gerakan isyarat (gesture), ekspresi wajah, posisi dan gerakan badan, postur, kontak pisik, kontak padangan mata, dan stimulasi non verbal lain yang sama pentingnya dengan kata-kata yang diucapkan. Ekspresi, gerakan isyarat, gerakan dan posisi badan tersebut secara keseluruhan sering disebut sebagai bahasa badan (body language) yang menyatakan sikap dan perasaan seseorang. - Komunikasi Ke Bawah, Ke Atas, dan Ke Samping Penggolongan komunikasi ke bawah, ke atas, dan ke samping (lateral) ini didasarkan pada arah aliran pesan-pesan dan informasi di dalam suatu organisasi. Ketiga jenis komunikasi tersebut sebagai berikut: 1. Komunikasi Ke Bawah Komunikasi ke bawah mempunyai fungsi pengarahan, perintah, indoktrinasi, inspirasi, dan evaluasi. Pertemuan tatap muka langsung, pembicaraan lewat telepone, memo dan instruksi tertulis merupakan media atau saluran yangbanyak digunakan dalam komunikasi ke bawah. 2. Komunikasi Ke Atas Aliran komunikasi ke atas dari hirarki wewenang yang lebih rendah ke yang lebih tinggi biasanya mengalir di sepanjang rantai komando. Fungsi utamanya adalah untuk memperoleh informasi mengenai kegiatan, keputusan, dan pelaksanaan pekerjaan karyawan pada tingkat yang lebih rendah. Komunikasi ke atas dapat berupa laporan prestasi kerja (performance report), saran-saran dan rekomendasi, usulan anggaran, pendapat atau opini, keluhan, permohonan bantuan, atau instruksi. Seperti halnya dalam komunikasi ke bawah, karyawan yang berada di tingkatan manajemen menengah dalam hirarki wewenang, bertindak sebagai penyaring informasi yang disalurkan melalui mereka. Ereka memadukan, memadatkan, dan meringkas informasi mengenai kejadian dan pelaksanaan pekerjaan pada tingkatan karyawan yang lebih rendah. 3. Komunikasi Ke samping Komunikasi ke samping (lateral communication) terjadi antara dua pejabat atau pihak yang berada dalam tingkatan hirarki wewenang yang sama (komunikasi horizontal) atau tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya (komunikasi diagonal). Jadi pola komunikasi ke samping sangat berkaitan erat dengan aliran kerja dalam suatu organisasi. Fungsi utama komunikasi ke samping dalam jaringan kerja komunikasi formal adalah pengkoordinasian dan pemecahan masalah. Media komunikasi yang banyak digunakan dalam komunikasi ke samping ini adalah pertemuan tatap muka langsung (panitia dan konferensi), pembicaraan lewat telepon, memo tertulis dalam bentuk surat tugas, dan formulir permohonan (requesting form). Komunikasi ke atas, ke bawah dan ke samping dapat berbentuk lisan atau tertulis, verbal maupun non verbal, dan juga dapat gaya, tatakrama, pola yang formal maupun informal, dan bersifat satu arah maupun dua arah. - Komunikasi Formal dan Informal Bila pesan-pesan atau informasi dikirimkan, ditransfer, dan diterima melalu pola hirarki kewenangan organisasi yang telah ditetapkan dalam struktur organisasi, yang biasanya disebut sebagai rantai komando, maka terjadilah komunikasi formal. Namun banyak juga pertukaran informasi di dalam organisasi terjadi dengan cara yang kurang sistematik dan lebih informal yang disebut sebagai komunikasi informal. (Gunawan Jiwanto, 1985:27-36) Senada dengan itu, Miftah Thoha mendefinisikan komunikasi organisasi formal merupakan proses komunikasi yang mengikuti jalur hubungan formal yang tergambar dalam susunan atau struktur organisasi. Adapun komunikasi organisasi informal adalah proses komunikasi dimana arus informasinya sesuai dengan kepentingan dan kehendak masing-masing pribadi yang ada dalam organisasi tersebut.proses hubungan komunikasi informmal tidak mengikuti jalur struktural, sehingga bisa saja terjadi seseorang yang mempunyai struktur formal berada di bawah, berkomunikasi dengan seseorang di tingkat pimpinan. (Miftah thoha, 1983: 183) proses komunikasi informal ini juga sering disebut sebagai “grapevine” (selentingan, gossip, atau desas-desus), dikarenakan pertumbuhan dan penyebarannya nampak serampangan dan tanpa direncanakan terlebih dahulu. Hasil penelitian yang terkontrol terhadap grapevine di dalam organisasi telah menunjukkan suatu metode analisa tertentu yang dapat menjelaskan proses terjadinya komunikasi informal ini. Degan cluster chains analysis (analisa rantai kerumun) memungkinkan para peneliti memperkirakan secara cukup akurat bagaimana komunikasi informal mengalir di dalam dan di sepanjang suatu organisasi. Proses komunikasi formal dan informal 1. Komunikasi formal Seperti telah disebut di atas, komunikasi formal terjadi di antara karyawan melalui garis kewenangan yang telah ditetapkan oleh manajemen. Komunikasi ke samping yang terjadi di antara karyawan pada tingkatan yang relatif sama dalam organisasi, mempunyai peranan penting dalam mengkoordinasikan kegiatan mereka dan membantu interaksi di antara mereka dalam pelaksanaan tugas pekerjaan. Aliran informasi yang bebas, baik dalam komunikasi ke bawah maupun ke samping, tidak tergantung pada struktur dan iklim organisasi yang memungkinkan meningkatnya effektifitas komunikasi formal. Tetapi juga tergantung pada penggunaan media atau saluran yang paling tepat pada tingkatan yang berbeda-beda di dalam struktur organisasi. (Gunawan Jiwanto, 1985: 36-37). Miftah Thoha (1983) lebi memperjelas, bahwa proses komunikasi struktur formal tersebut pada hakikatnya dapat dibedakan atas tiga dimensi sebagai berikut: a. Dimensi vertikal, adalah dimensi komunikasi yang mengalir dari atas ke bawah dan sebaliknya dari bawah ke atas, seperti yang tergambar dalam susunan organisasi yang melukiskan hubungan kerja antara atasan dan bawahan. b. Dimensi horizontal, yakni pengiriman dan penerimaan berita atau informasi yang dilakukan antara berbagai pejabat yang mempunyai kedudukan sama. Tujuan dari komunkasi ini untuk melakukan koordinasi. Komunikasi yang berdimensi horizontal ini sebagian dapat dilakukan secara lisan. c. Dimensi luar organisasi, dimensi komunikasi ini timbul sebagai akibat dari kenyataan bahwa suatu organisasi tidak bisa hidup sendirian. Ia merupakan bagian dari lingkungannya. Karena itu organisasi membutuhkan berbicara atau berkomunikasi dengan pihak luar yang berada dalam lingkungannya tersebut. Dimensi ini bukan merupakan bandingan dari dua dimensi di atas. Dimensi ini tidak mengikuti sistem status organisasi seperti yang terlihat dalam dua dimensi terdahulu. Dalam dimensi ini informasi masuk ke dalam suatu organisasi berasal dari luar, demikian pula sebaliknya suatu informasi dikirim dari suatu organisasi ke pihak luar. (Miftah Thoha, 1983:34) 2. Komunikasi informal Komunikasi informal terjadi di antara karyawan dalam suatu organisasi yang dapat berinteraksi secara bebas satu sama lain terlepas dari kewenangan dan fungsi jabatan mereka. Biasanya komunikasi informal dilakukan melalui tatap muka langsung dan pembicaraan lewat telepon. Meskipun hubungan yang terjadi dalam komunikasi informal ini mengikuti pola yang bebas dari pengaruh organisasi formal, akan tetapi komunikasi informal merupakan saluran yang penting karena menyebar ke seluruh bagian dalam organisasi tanpa memperhatikan struktur dan saluran komunikasi formal. a. Memetakan komunikasi informal Komunikasi informal dalam suatu organisasi memberi petunjuk apakah saluran komunikasi formal telah berfungsi secara efektif. Pendekatan informal dalam mempelajari proses komunikasi informal adalah dengan mengamati perilaku karyawan mana yang selalu berbicara dengan akrab pada waktu-waktu istirahat, kelompok karyawan mana yang selalu makan siang bersama, dan jenis hubungan komunikasi informal lainnya. Pendekatan lain yang lebih formal adalah dengan menggunakan teknik sosiometri, yang merupakan suatu prosedur formal dalam penilaian atau pengukuran hubungan antar karyawan dalam suatu kelompok karyawan. Setelah proses komunikasi dapat diidentifikasikan, maka cara yang paling efektif bagi manajemen untuk mengendalikan pemimpin-pemimpin informal (informal leaders) adalah mengakui ekstensinya, mempertimbangkan pengaruh mereka, dan kemudian menginteraksikan kepentingan dari pemimpin-pemimpin dan kelompok-kelompokinformal tersebut dengan organisasi formal. b. Pengendalian Grapevine Dalam banyak kasus grapevine dapat mengakibatkan penyampaian informasi yang keliru atau “misinformation”. Oleh karena itu dapat menimbulkan hambatan terhadap komunikasi yang telah direncanakan oleh pihak manajemen. Untuk mencegah terjadnya penyimpangan ini, Hershey mengajukan beberapa cara pengendalian yang dapat digunakan untuk mengurangi jumlah dan kekerasan (severity) desas-desus yang disampaikan seseorang ke orang lain melalui grapevine. Dia menyarankan sebagai berikut: “………jagalah agar informasi tetap terbuka, berikan fakta yang positif dan dapat dipercaya dari setiap masalah yang terjadi, dan ciptakanlah rasa percaya terhadap kredibilitas sumber informasi manajemen. Karena proses komunikasi sangat tidak sempurna, maka manajer harus berusaha menganalisa desas-desus, memahaminya, dan mengambil langkah positif untuk mencegah terjadinya”. c. Fungsi komunikasi informal Dari uraian di atas dapat disipulkan bahwa fungsi utama dari komunikasi informal adalah memelihara hubungan sosial (seperti: persahabatan dan kelompok informal) dan penyebaran informasi yang bersifat pribadi, gosip, dan desas-desus. Karena jaringan komunikasi formal jarang dapat menyebarkan informasi mengenai penugasan dengan cukup memadai, maka biasanya terjadi saluran komunikasi informal untuk mengambil alih fungsi komunikasi formal tersebut. d. Sifat dan karakteristik komunikasi informal Meskipun grapevine belum banyak diteliti, tetapi beberapa studi yang telah dilakukan dapat memberikan penjelasan tentang bagaimana cara bekerjanya grapevine. Salah satu sifat yang menonjol dari grapevine adalah kecepatan penyebarannya. Pada umumnya pesan-pesan yang disampaikan melalui grapevine lebih cepat dibandingkan melalui saluran formal. Disamping itu grapevine juga efektif. Bila terjadi keragu-raguan, maka biasanya informasi informal grapevine disampaikan dengan cara membedakan siapa orang yang layak dan tidak layak menerimanya. e. Pola pengiriman informasi grapevine Dalam grapevine,biasanya informasi hanya mengalir melalui sejumlah kecil orang yang menerimanya. Dengan demikian, pada umumnya pola penyampaian informasi grapevine adalah berupa “cluster chain” (rantai kerumunan). Seseorang yang menyampaikan atau meneruskan informasi grapevine ini kepada beberapa orang lain disebut “personalia penghubung” (liaison individual). Grapevine dapat menimbulkan akibat positif maupun negatif bagi organisasi. Grapevine dapat menyebarkan desas desus yang membingungkan dan gosip-gosip yang berbahaya, tetapi grapevine juga berfungsi sebagai suatu pendukung yang penting bagi sistem komunikasi formal. Di samping itu, grapevine sangat penting untuk mengembangkan dan memelihara hubungan sosial dalam organisasi. Oleh karena itu, para manajer harus mengakui eksistensi grapevine di dalam organisasi dan berusaha menggunakannya secara konstruktif. - Komunikasi satu Arah dan Dua Arah 1. Komunikasi satu arah Jenis komunikasi satu arah ini menghilangkan kesempatan untuk memperoleh penjelasan dan informasi. Jenis komunikasi ini hanya menekankan penyampaian. Komunikasi satu arah mempunyai keuntungan dan kerugian. Jenis komunikasi satu arah cepat penyampaiannya, dan menghemat waktu dan biaya. Pengirim pesan merasa puas karena tidak adanya kesempatan bagi komunikan mempertanyakan informasi yang dikirimkan sehingga melindungi atau menutupi kelalaian dan kesalahan yang mungkin dilakuakannya. Namun komunikasi searah ini sangat tidak memuaskan penerima pesan yang tidak mempunyai kesempatan untuk memperoleh penjelasan atas pesan yang dikirimkan. Penerima pesan dibiarkan dalam keadaan ketidakjelasan, yang dalam kebanyakan kasus dihilangkan dengan cara menerima pesan tersebut begitu saja. Ini merupakan suatu teknik psikologis yang digunakan oleh banyak biro-biro jasa pengiklan untuk memberikan suatu pengaruh terhadap konsumen. 2. Komunikasi dua arah Komunikasi dua arah mempunyai suatu sistem umpan balik yang terpasang tetap (built-in system of feed back) di dalamnya, yang memungkinkan komunikator dapat memperoleh umpan balik pesan yang disampaikan. Jenis komunikasi ini menjamin informasi dan penjelasan lebih lanjut akan diberikan dan tersedia setiap saat jika dibutuhkan. Kerugian komunikasi dua arah adalah lambat, memakan banyak waktu, dan ada kemungkinan kurang efisien karena dapat memberikan kepuasan yang berlebihan kepada penerima pesan yang mempunyai kesempatan untuk memahami pesan yang dikirimkan sepenuhnya. Dan perlu kiranya diingat bahwa tidak setiap orang menyukai berinteraksi. Oleh karena itu, dalam situasi forum tatap muka langsung mereka tidak menyatakan pendapatnya. Akibatnya seringkali timbul masalah-masalah yang tidak relevan dan pendapat atau komentar yang tidak berkaitan dan menyimpang dari masalah pokoknya. Namun, dalam situasi dimana suatu keputusan akan dilaksanakan, komunikasi dua arah dipandang sangat bermanfaat. Meskipun demikian, penerimaan atau persetujuan komunikan atas pesan yang disampaiakan sangat sulit diukur karena komunikan dapat memilih untuk tidak memperlihatkan apakah pesan-pesan tersebut benar-benar diyakini.   SALURAN DAN MEDIA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Saluran dan media komunikasi formal pada dasarnya sudah melekat pada garis kewenangan organisasi yang telah ditetapkan manajemen. Saluran dan media komunikasi formala dapat mengalihkan informasi ke bawah, ke atas, atau ke samping. Saluran dan media komunikasi ke bawah digunakan oleh pimpinan untuk menyampaiakan kebijakan, prosedur kerja, peraturan, instruksi, gagasan, dan umpan balik mengenai pelaksanaan pekerjaan bawahan. Saluran dan media komunikasi ke atas digunakan bawahan untuk menyatakan gagasan-gagasan, sikap dan perasaan mereka terhadap pekerjaan mereka, kebijaksanaan perusahaan, dan masalah-masalah lain yang melibatkan mereka. Sedangkan saluran dan media komunikasi ke samping digunakan untuk mengkoordinasikan kegiatan dan membantu dalam pelaksanaan pekerjaan mereka. Saluran Dan Media Komunikasi Tertulis Berdasarkan arah aliran informasinya, saluran dan media komunikasi tertulis dapat digolongkan menjadi tiga, yaitu: saluran dan media komunikasi ke bawah tertulis, ke atas tertulis dan ke samping tertulis. 1. Saluran dan media komunikasi ke bawah tertulis Saluran dan media komunikasi ke bawah harus ditetapkan agar menejen puncak dan menengah dapat berkomunikasi secara efektif dengan karyawan bawahannya. Meskipun para manajer di semua tingkatan memandang penting penggunaan saluran dan media komunikasi lisan, tetapi sebagian besar komunikasi mereka akan melalui saluran dan media komunikasi tertulis; terutama jika organisasi perusahaan sudah berkembang cukup besar. Beberapa jenis saluran media komunikasi ke bawah tertulis yang relatif berkaitan dengan program personalia akan didiskripsikan sebagai berikut: a. Deskripsi Jabatan dan Pedoman Prosedur Kerja Salah satu media terpenting dari komunikasi formal tertulis dari manajemen kepada karyawan (ke bawah) adalah deskripsi jabatan (job description). b. Buku Pedoman ( handbook ) c. Majalah dan Bulletin Perusahaan d. Memo dan Instruksi Tertulis e. Papan Pengumuman dan Poster f. Laporan Tahunan Yang Dipublikasikan g. Surat Yang Dimaksukkan Dalam Amplop Gaji Atau Upah h. Surat Yang Dikirim Langsung Ke Rumah Karyawan 2. Saluran dan media komunikasi ke atas tertulis a. Kotak saran b. Program saran ( suggestion program) c. Grievance procedure Saluran komunikasi ini mencerminkan adanya usaha-usaha yang sistematik dari pihak manajemen untuk mendengarkan keluhan-keluhan, keinginan, tuntutan karyawan, dan masalah-masalah yang dihadapi mereka di dalam pekerjaannya yang disampaikan baik secara lisan maupun tertulis. d. Survei semangat kerja dan sikap karyawan e. Mekanisme penyusunan anggaran 3. Saluran dan media komunikasi ke samping tertulis Saluran dan media Komunikasi Lisan Beberapa saluran dan media komunikasi lisan dan tatap muka yang banyak digunakan: 1. Saluran dan media komunikasi ke bawah – lisan a. Pembicaraan lewat telepon b. Komunikasi tatap muka antara bawahan dan atasan c. Panitia d. Konferensi 2. Saluran dan media komunikasi ke atas – lisan a. Wawancara pemutusan hubungan kerja b. Kebijaksanaan pintu terbuka 3. Saluran dan media komunikasi ke samping – lisan   ALIRAN ATAU ARUS KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Sifat Aliran Informasi dalam Organisasi Aliran informasi dalam suatu organisasi adalah suatu proses dinamik; dalam proses inilah pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan, dan diinterpretasikan. 1. Penyebaran pesan secara serentak Sebagian besar dari komunikasi organisasi berlangsung dari orang ke orang, atau diadik, hanya melibatkan sumber pesan dan penerima yang menginpretasikan pesan sebagai tujuan akhir. 2. Penyebaran pesan secara berurutan Haney mengemukakan bahwa “penyampaian pesan berurutan merupakan bentuk komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam organisasi”. Proses penyebaran pesan secara berurutan memperlihatkan pola “siapa berbicara kepada siapa pesan disampaikan”. Penyebaran tersebut mempunyai suatu pola sebagai salah satu ciri terpentingnya. Bila pesan disebarkan secara berurutan, penyebaran informasi berlangsung dalam waktu yang tidak berurutan, jadi informasi tersebut tiba di tempat yang berbeda dan pada waktu yang berbeda pula. 3. Penyebaran pesan secara serentak dan berurutan (kombinasi) Pola Aliran Informasi Dalam Organisasi Peranan individu dalam sistem komunikasi ditentukan oleh hubungan struktur antara satu individu dengan individu lainnya. Hubungan ini ditentukan oleh pola hubungan interaksi individu dengan aliran informasi dalam jaringan komunikasi. (Arni Muhammad, 2005: 102). Pengertian jaringan di sini adalah saluran yang digunakan untuk meneruskan pesan dari satu orang ke orang lain. Kelompok kecil sesuai dengan sumberdaya yang dimilikinya akan mengembangkan pola komunikasi yang menggabungkan beberapa struktur jaringan komunikasi. Jaringan komunikasi ini kemudian merupakan sistem komunikasi umum yang akan digunakan oleh kelompok dalam mengirmkan pesan dari satu orang ke orang lainnya. Dalam kaitannya dengan ini ada lima pola aliran informasi yang dapat dijumpai di umumnya kelompok : 1. Pola lingkaran Pola lingkaran tidak memiliki pemimpin. Semua anggota posisinya sama. Mereka memiliki wewenang atau kekuatan yang sama untuk mempengaruhi kelompok. Setiap anggota bisa berkomunikasi dengan dua anggota lain di sisinya. 2. Pola roda Pola roda memiliki pemimpin yang jelas, yaitu yang posisinya di pusat. Orang ini merupakan satu-satunya yang dapat mengirim dan menerima pesan dari semua anggota. Oleh karena itu, jika seorang anggota ingin berkomunikasi dengan anggota lain, maka pesannya harus disampaikan melalui pemimpin. 3. Pola Y Pola Y relatif kurang tersentralisasi dibanding dengan pola roda, tetapi lebih tersentralisasi dibanding dengan pola lainnya. Pada pola Y juga terdapat pemimpin yang jelas. Anggota ini dapat mengirimkan dan menerima pesan dari dua orang lainnya. Ketiga anggota lainnya komunikasinya terbatas hanya dengan satu orang lainnya. 4. Pola rantai Pola rantai sama dengan pola lingkaran kecuali bahwa para anggota yang paling ujung hanya dapat berkomunikasi dengan satu orang saja. Keadaan terpusat juga terdapat di sini. Orang yang berada di posisi tengah-tengah lebih berperan sebagai pemimpin daripada mereka yang berada di posisi lain. 5. Pola semua saluran atau bintang Pola semua saluran atau pola bintang hampir sama dengan pola lingkaran dalam artis semua anggota adalah sama dan semuanya juga memiliki kekuatan yang sama untuk mempengaruhi anggota lainnya. Akan tetapi, dalam struktur semua saluran setiap anggota bisa berkomunikasi dengan setiap anggota lainnya. Pola ini memungkinkan adanya partisipasi anggota secara optimum. Ada enam peranan jaringan komunikasi yaitu: 1. Opinio leader (pemimpin pendapat atau pemuka pendapat) adalah pimpinan informal dalam organisasi. Mereka ini tidaklah selalu orang-orang yang mempunyai otoritas formal dalam organisasi tetapi membimbing tingkah laku anggota organisasi dan mempengaruhi keputusan mereka. (Arni muhammad, 2005:103). Katz dan Lazarsfeld menggambarkan seorang pemimpin pendapat atau pemuka pendapat sebagai “suatu bentuk kepemimpinan yang nyaris tidak kelihatan dan tidak dikenali, pada tingkat orang per orang dalam kontak biasa, akrab, maupun kontak sehari-hari”. Organisasi formal, sama seperti komunitas, memiliki pemimpin pendapat yang mempengaruhi apa yang diyakini dan yang dilakukan oleh orang-orang. Mereka melakukan fungsi kunci komunikasi dengan mempengaruhi pembentukan pendapat dan perubahan sikap. Mereka dimintai pendapat, dan anggota-anggota organisasi mendengarkan mereka. (R. Wayne Pace Don F. Faules, 1998:183) 2. Gate keepers (penjaga gawang) adalah individu yang mengontrol arus informasi di antara anggota organisasi. Gate keepers mempunyai kekuasaan dalam memutuskan apakah suatu informasi penting atau tidak. 3. Comopolites (kosmopolit) adalah individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya. Mereka ini mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang ada dalam lingkungan dan memberikan informasi mengenai organisasi kepada orang-orang tertentu pada lingkungannya. (Arni Muhammad, 2005:103). Kosmopolit menghubungkan para anggota organisasi dengan orang-orang dan peristiwa-peristiwa di luar batas-batas struktur organisasi. Mereka memiliki kontak yang lebih kerap dengan sumber-sumber di luar organisasi dan bertindak sebagai saluran bagi gagasan-gagasan baru yang akan memasuki organisasi. (R. Wayne Pace Don F. Faules, 1998:183) 4. Bridge (jembatan) adalah anggota kelompok atau klik dalam suatu organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan anggota kelompok lainnya. Individu ini membantu saling memberi informasi di antara kelompok-kelompok yang mengkoordinasi kelompok. (Arni Muhammad, 2005:103). Sebagai orang yang menyampaikan pesan dan merpakan citra sentral dalam sistem komunikasi suatu klik, sebuah jembatan rentan terhadap semua kondisi yang menyebabkan kehilangan, kerusakan, dan penyimpangan informasi. (R. Wayne Pace Don F. Faules, 1998:179). 5. Liaison (penghubung) adalah sama peranannya dengan bridge (jembatan) tetapi individu itu sendiri bukanlah anggota dari satu kelompok tetapi dia merupakan penghubung di antara satu kelompok dengan kelompok lainnya. Individu ini juga membantu dalam membagi informasi yang relevan di antara kelompok-kelompok dalam organisasi. (Arni Muhammad, 2005:103). Ross dan Harry mengemukakan bahwa “bila seorang penghubung menyebabkan kemacetan, organisasi akan dirugikan, sedangkan bila penghubung efisien, ia cenderung melancarkan aliran informasi di seluruh organisasi”. Agarwala-Rogers menyatakan bahwa “peranan penghubung harus diciptakan secara formal dalam suatu organisasi apabila penghubung ini tidak terdapat secara informal”. (R. Wayne Pace Don F. Faules, 1998:179 - 180) 6. Isolate (Penyendiri) adalah anggota organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi. Orang-orang ini menyembunyikan diri dalam organisasi atau diasingkan oleh tman-temannya. (Arni Muhammad, 2005 : 103). Goldhaber meringkaskan sifat-sifat khusus penyendiri. Ia menyatakan bahwa penyendiri berbeda dengan anggota klik dalam arti: (a) kurang aman dalam konsep diri mereka; (b) kurang termotivasi oleh cita-cita; (c) kurang bersedia untuk berinteraksi dengan orang lain; (d) lebih muda dan kurang berpengalaman dalam sistem; (e) lebih jarang menduduki posisi yang kuat dalam organisasi; (f) lebih cenderung menahan daripada melancarkan aliran informasi; (g) relatif lebih tidak puas dengan sistem; (h) beranggapan bahwa sistem komunikasi tertutup bagi mereka. (R. Wayne Pace Don F. Faules, 1998:179). Davis menemukan bahwa beberapa individu secara konsisten keluar dari arus pesan yang bersifat desas-desus dan tidak mengambilnya sebagai sumber informasi. Ini menunjukkan bahwa ada perbedaan peranan informasi dalam suatu organisasi. (Arni Muhammad, 2005: 105 - 106). Untuk memberikan gambaran tentang jaringan komunikasi dalam organisasi dapat divisualisasikan sebagai berikut : Arah Aliran Informasi Dalam Organisasi 1. Komunikasi ke bawah Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan, di antaranya: (1) informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan, (2) informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan, (3) informasi mengenai kebijakan dan praktek-praktek organisasi, (4) informasi mengenai kinerja pegawai, dan (5) informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission). Sedangkan untuk pemilihan metode dan media dalam proses komunikasi ke bawah dapat melalui: (1) tulisan saja, (2) lisan saja, (3) tulisan didikuti lisan, dan (4) lisan diikuti tulisan. Ada enam kriteria yang sering digunakan untuk memilih metode penyampaian informasi kepada para pegawai, di antaranya: a. Ketersediaan Metode-metode yang tersedia dalam organisasi cenderung dipergunakan. b. Biaya Metode yang dinilai paling murah cenderung dipilih untuk penyebaran informasi rutin dan yang tidak mendesak. c. Pengaruh Metode yang tampaknya memberi pengaruh atau kesan paling besar sering dipilih daripada metode yang baku. d. Relevansi Metode yang tampak paling relevan dengan tujuan yang ingin dicapai akan lebih sering dipilih. e. Respons Metode yang dipilih akan dipengaruhi oleh ketentuan apakah dikehendaki atau diperlukan respons khusus terhadap informasi tersebut. f. Keahlian Metode yang tampaknya sesuai dengan kemampuan pengirim untuk menggunakannya dan dengan kemampuan penerima untuk memahaminya cenderung digunakan daripada metode yang tampaknya di luar kemampuan komunikator atau di luar kemampuan pemahaman pegawai yang menerimanya. Tabel I: Metode Paling Efektif V.S. paling Tidak Efektif Untuk Berkomunikasi dengan para Pegawai Dalam Sepuluh Situasi yang Berbeda No. SITUASI PALING EFEKTIF PALING TIDAK EFEKTIF 1. Penyampaian informasi yang memerlukan tindakan segera pegawai. Lisan diikuti tulisan Tulisan Saja 2. Informasi yang memerlukan tindakan pegawai pada waktu mendatang. Tulisan saja Lisan saja 3. Penyampaian informasi yang bersifat umum. Tulisan saja Lisan saja 4. Penyampaian arahan atau perintah perusahaan Lisan diikuti tulisan Lisan saja 5. Penyampaian informasi mengenai perubahan kebijakan perusahaan yang penting. Lisan diikuti tulisan Lisan saja 6. Penyampaian kemajuan kerja kepada penyelia langsung anda. Lisan diikuti tulisan Lisan saja 7. Promosi kampanye keamanan. Lisan diikuti tulisan Lisan saja 8. Pemberian pujian kepada pegawai atas prestasi kerjanya. Lisan diikuti tulisan Tulisan saja 9. Pemberian teguran kepada pegawai atas kelalaian kerjanya. Lisan saja Tulisan saja 10. Penyelesaian perselisihan di antara para pegawai mengenai masalah kerja. Lisan saja Tulisan saja Sumber: (R. wayne Peace Don F. Faules, 1998:187) 2. Komunikasi ke atas Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia). Jenis komunikasi ini biasanya mencakup: (1) kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan. Artinya, apa yang sedang terjadi di pekerjaan, seberapa jauh pencapaiannya, apa yang masih harus dilakukan, dan masalah lain yang serupa; (2) masalah yang berkaitan dengan pekerjaan dan pertanyaan yang belum terjawab; (3) berbagai gagasan untuk perubahan dan saran-saran perbaikan; dan (4) perasaan yang berkaitan dengan pekerjaan mengenai organisasi, pekerjaan itu sendiri, pekerjaan lainnya, dan masalah lain yang serupa. (Arni Muhammad, 2005:118). Komunikasi ke atas sangat penting untuk mempertahankan dan bagi pertumbuhan organisasi. Dikatakan penting karena beberapa alasan, diantaranya: a. Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya. b. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka. c. Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya. d. Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas ke pada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan penyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi. e. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah. f. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut. 3. Komunikasi horizontal Komunikasi horizontal terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Tujuan komunikasi horizontal dalam sebuah organisasi diantaranya sebagai berikut: a. Untuk mengkoordinasi penugasan kerja. b. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan. c. Untuk memecahkan masalah. d. Untuk memperoleh pemahaman bersama. e. Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan. f. Untuk menumbuhkan dukungan antarpersona. 4. Komunikasi lintas saluran Dalam kebanyakan organisasi, muncul keinginan pegawai untk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka. Spesialis staf (staff specialists) biasanya paling efektif dalam komunikasi lintas saluran karena biasanya tanggung jawab mereka muncul di beberapa rantai otoritas perintah dan jaringan yang berhubungan dengan jabatan. Sebagaimana yang dikatakan oleh Keith Davis, bahwa untuk memperkokoh peranan komunikasi spesialis staf maka perlu menerapkan tiga prinsip sebagai berikut: a. Spesialis staf harus dilatih dalam keahlian berkomunikasi. b. Spesialis staf perlu menyadari pentingnya peranan komunikasi mereka. c. Manajemen harus menyadari peranan spesialis staf dan lebih banyak lagi memanfaatkan peranan tersebut dalam komunikasi organisasi. 5. Komunikasi selentingan Dalam istilah komunikasi, selentingan digambarkan sebagai “metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang yang tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa”. Komunikasi informal cenderung mengandung laporan “rahasia” tentang orang-orang dan peristiwa yang tidak mengalir melalui saluran perusahaan yang formal. Informasi yang diperoleh melalui selentingan lebih memperhatikan “apa yang dikatakan atau didengar oleh seseorang.” Daripada apa yang dikeluarkan oleh pemegang kekuasaan. Paling tidak sumbernya terlihat “rahasia” meskipun informasi itu sendiri bukan rahasia. Berikut diuraikan beberapa sifat komunikasi selentingan sebagai berikut: a. Selentingan berjalan terutama melalui interaksi mulut ke mulut. b. Selentingan umumnya bebas dari kendala-kendala organisasi dan posisi. c. Selentingan menyebarkan informasi dengan cepat. d. Jaringan kerja selentingan digambarkan sebagai suatu “rantai kelompok” karena setiap orang menyampaikan selentingan cenderung mengabarkannya kepada kelompok ornag daripada hanya kepada satu orang saja. e. Para peserta dalam jaringan kerja selentingan cenderung menjalankan satu dari tiga peranan berikut: penghubung, penyendiri, atau pengakhir (dead-enders) mereka yang biasanya tidak melanjutkan informasi. f. Selentingan cenderung lebih merupakan produk suatu situasi daripada produk orang-orang dalam organisasi tersebut. g. Semakin cepat seseorang mengetahui suatu peristiwa yang baru saja terjadi, semakin besar kemungkinan ia menceritakannya kepada orang-orang lain. h. Bila suatu informasi yang disampaikan pada seseorang menyangkut sesuatu yang menarik perhatiannya, semakin besar kemungkinan ia menyampaikan informasi tersebut kepada orang-orang lainnya. i. Aliran utama informasi dalam selentingan cenderung terjadi dalam kelompok-kelompok fongsional daripada antara kelompok-kelompok tersebut. j. Umumnya 75% - 90% dari rincian pesan yang disampaikan oleh selentingan adalah cermat; namun, seperti dikemukakan Keith Davis “ orang-orang cenderung beranggapan bahwa selentingan kurang cermat daripada yang sebenarnya, karena kesalahan-kesalahannya lebih dramatik dan akibatnya lebih berkesan dalam ingatan daripada kecermatan rutin sehari-harinya. Selanjutnya, bagian-bagian yang tidak cermat seringkali penting. k. Informasi selentingan biasanya tidak lengkap, menghasilkan kesalahan interpretasi bahkan bila rinciannya cermat. l. Selentingan cenderung mempengaruhi organisasi, apakah untuk kebaikan atau keburukan; jadi pemahaman mengenai selentingan dan bagaimana selentingan ini dapat memberi andil positif kepada organisasi merupakan hal yang penting. (R. Wayne Pace Don F. Faules, 1998:195 - 201). Dari keempat arah komunikasi organisasi di atas dapat dibuat gambar sebagai berikut: Gambar 3: Empat arah komunikasi organisasi Sumber gambar: R. Wayne Pace Don F. Faules, 1998:184